Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist: VP-Systeme GmbH Konrad-Zuse-Straße 10 44801 Bochum

Tel.: +49 (0) 2327 21900-0

Ihre Betroffenenrechte

Unter den angegebenen Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:

Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO),
Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO) und
Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben (Art. 20 DSGVO). Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden, z. B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns als verantwortliche Stelle zuständige Behörde. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html.

Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Website

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, d.h., wenn Sie sich nicht registrieren oder anderweitig Informationen übermitteln, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Ihre IP-Adresse und ähnliches. Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website,
Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website,
Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
zur Optimierung unserer Website. Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Informationen dieser Art werden von uns ggfs. anonymisiert statistisch ausgewertet, um unseren Internetauftritt und die dahinterstehende Technik zu optimieren.

Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse:

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website.

Empfänger:

Unsere Website wird von Fly.io, Inc. als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gehostet. Die Server-Logfiles werden dort verarbeitet.

Drittlandtransfer:

Die Daten werden in der Europäischen Union gespeichert. Ein Zugriff durch Fly.io, Inc. aus den USA ist nicht auszuschließen. Dieser ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert.

Speicherdauer:

Die Daten werden gelöscht, sobald diese für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die Daten, die der Bereitstellung der Website dienen, grundsätzlich der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 14 Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer anonymisiert, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:

Die Bereitstellung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die IP-Adresse ist jedoch der Dienst und die Funktionsfähigkeit unserer Website nicht gewährleistet. Zudem können einzelne Dienste und Services nicht verfügbar oder eingeschränkt sein. Aus diesem Grund ist ein Widerspruch ausgeschlossen.

Webanalyse mit Plausible

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wir verwenden auf unserer Website die Webanalyse-Software Plausible Analytics, die wir selbst betreiben. Plausible setzt keine Cookies und erstellt keine Nutzerprofile. Erfasst werden die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, der Browsertyp, das Betriebssystem, die Geräteklasse und das Herkunftsland. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert; sie wird lediglich zusammen mit weiteren Merkmalen zu einem täglich wechselnden, nicht rückrechenbaren Kennwert verarbeitet, um wiederkehrende Aufrufe innerhalb eines Tages zu zählen. Die Auswertung erfolgt ausschließlich in aggregierter Form und dient der Verbesserung unseres Internetauftritts.

Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse:

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website.

Empfänger:

Plausible wird von uns als eigene Instanz bei Fly.io, Inc. als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben. Eine Übermittlung an den Hersteller von Plausible findet nicht statt.

Drittlandtransfer:

Speicherdauer:

Es werden ausschließlich aggregierte Statistiken gespeichert, die keinen Rückschluss auf einzelne Personen zulassen. Der tägliche Kennwert wird nach 24 Stunden verworfen.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:

Die Bereitstellung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt zum Widerspruchsrecht).

Kontaktformular

Art und Zweck der Verarbeitung:

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse sowie Ihres Namens erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Durch Bereitstellung des Kontaktformulars möchten wir Ihnen eine unkomplizierte Kontaktaufnahme ermöglichen. Ihre gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um ein Angebot zu erfragen, erfolgt die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger:

Empfänger der Daten sind ggf. Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer:

Daten werden spätestens 6 Monate nach Bearbeitung der Anfrage gelöscht. Sofern es zu einem Vertragsverhältnis kommt, unterliegen wir den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB und löschen Ihre Daten nach Ablauf dieser Fristen.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Wir können Ihre Anfrage jedoch nur bearbeiten, sofern Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Grund der Anfrage mitteilen.

Bewerbungen

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse und die Kommunikation mit Ihnen, zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Bewerbungen als freier Mitarbeiter oder Dienstleister erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger:

Die Daten werden in unserem selbst betriebenen CRM-System und in unserer Dokumentenablage gespeichert. Für den Betrieb dieser Systeme setzen wir Hosting-Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein: Fly.io, Inc. (Rechenzentrum Amsterdam, Niederlande) und IONOS SE (Deutschland).

Drittlandtransfer:

Speicherdauer:

Bewerbungsdaten werden sechs Monate nach Eingang der Bewerbung gelöscht. Kommt es zu einer Einstellung oder Beauftragung, werden die Daten in die Personal- beziehungsweise Vertragsakte übernommen und unterliegen den dort geltenden Aufbewahrungsfristen.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Ohne diese Daten können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht berücksichtigen.

Geschäftspartner und Ansprechpartner

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ansprechpartnern bei Kunden, Interessenten und Lieferanten, insbesondere Name, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten sowie die Kommunikation mit uns per E-Mail und Telefon, zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen und zur Pflege der Geschäftsbeziehung. Die Daten werden in unserem selbst betriebenen CRM-System verarbeitet. Soweit wir Ihre Daten nicht von Ihnen selbst, sondern von Ihrem Arbeitgeber oder aus öffentlich zugänglichen Quellen erhalten haben, informieren wir Sie hiermit nach Art. 14 DSGVO.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Pflege unserer Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit wir zur Aufbewahrung gesetzlich verpflichtet sind, erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Empfänger:

Für den Betrieb unseres CRM-Systems und unserer Dokumentenablage setzen wir Hosting-Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein: Fly.io, Inc. (Rechenzentrum Amsterdam, Niederlande) und IONOS SE (Deutschland).

Drittlandtransfer:

Speicherdauer:

Geschäftskorrespondenz einschließlich E-Mails bewahren wir sechs Jahre, Rechnungen und Buchungsbelege zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres auf, in dem sie entstanden sind (§ 257 HGB, § 147 AO). Danach werden die Daten gelöscht. Kontaktdaten von Ansprechpartnern löschen wir, wenn die Geschäftsbeziehung beendet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:

Die Bereitstellung der Daten ist für die Anbahnung und Durchführung von Verträgen erforderlich.

SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs

VP-Systeme GmbH Konrad-Zuse-Straße 10, 44801 Bochum

E-Mail: info@vp-systeme.de

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen an den Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die für den Datenschutz verantwortliche Person in unserer Organisation: info@vp-systeme.de

Stand dieser Datenschutzerklärung: Oktober 2026.